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管理文件、项目困难重重?是没做好这一步!

发布时间:2021/09/09 浏览次数:

        当前,我国正进入以信息化驱动办公的现代化新阶段。国家信息化水平不断提升,而一些机关事业单位内部却依然用着最传统的纸质文档管理模式,文档版本错乱无序、修改痕迹难以追踪、出现问题互相推责等是常态。


 

数字化转型有助于建立完善的管理制度,实现文件安全、高效的管理,降低存储与沟通成本,提高办公效率。传统文档管理模式会存在以下几大常见问题:

01 文档分散存储 碎片化严重
大量文档分散存储在不同人员的不同电脑里,或是在服务器中每个人随意创建的文件夹里,缺乏统一的存储和分类规范。

02 文档版本混乱 难以分辨正确版本
文档资料在各部门、各人员之间反复修改,频繁传送,版本错乱,难以分清,无法沉淀文档协作过程中的有效信息。

03 信息传达不对称 相互推责
同一项目同时涉及多个部门,一些口头约定出现问题后不被承认,相互推责,项目进度停滞不前。

04 文档查询困难 安全隐患大
轮岗制度导致人员流动频繁,流动过程中交接不顺畅,文档记录中断,后续人员查找起来困难重重。文档被改动后定位不到操作人员,同时增加泄露风险。

 

解决以上难题 只需做对一步:

部署信核文件及项目管理平台



文件及项目管理平台满足各种形式的文档集中管理需求,实现文件便捷共享,助力用户提升办公效率的同时提供项目管理功能,赋予用户更完善的项目管理能力。


满足私有化部署和使用需求,提供统一
存储空间,汇集重要资料。


改善多场景文档分散管理情况,建立数字资产的集中存储和管理平台,实现办公信息平滑对接。


主流格式文件在线预览、编辑、评论,随时随地移动办公,高效协同办公。

根据项目人员变动情况可随时调整群组成员并移交管理权限,群组内文件便捷共享。


对每个文件的修改版本进行精准定位和过程管理,大大减少一文件多版本带来的系列问题,还能快速恢复历史版本。


定期同步域账号信息,当有人员变动时,系统可同步更新账号开通和禁用权限,简化维护流程。

 

         信核企业文件及项目管理平台有效实现了办公的移动化、平台化、协同化,充分释放组织潜能,提高数字化时代核心竞争力。除私有化部署外,用户也可以采用订阅的方式购买InfoShare SaaS服务,降低用户硬件服务器初始投入,更加灵活方便;对于平台级用户,信核提供完整的SaaS云平台解决方案,可为用户快速搭建自己的文档云中心。  

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